Gobernanza y registros
Contabilidad por Fondos
Fondos, asignaciones y presupuesto contra ejercido — como un gobierno lleva las cuentas de verdad.
Lleve las cuentas como la ley se lo exige a un gobierno: por fondo, contra asignaciones, con presupuesto contra ejercido en cada renglón. Agrupe los depósitos del día, concilie contra el estado de cuenta del banco y vigile el gasto de cada fondo frente a lo que el presupuesto autorizó — para que la pregunta "¿tenemos el dinero en ese fondo?" tenga una respuesta que pueda sostener.
El reto
Los gobiernos no llevan una sola chequera — llevan fondos, cada uno con sus propias asignaciones y sus propias reglas sobre en qué se puede gastar el dinero. Un paquete de contabilidad hecho para una empresa no piensa así, y la ciudad termina con una estructura de fondos atornillada a QuickBooks y un tesorero que concilia el banco a mano cada mes.
En la práctica
Cierre de mes, fondo por fondo
El presupuesto fijó asignaciones en el fondo general, el fondo de caminos y puentes y un par de fondos de ingresos especiales. Conforme corre el año, cada orden de compra y cada cuenta por pagar se carga a un fondo y a su asignación, así que el gasto sube contra el monto autorizado en tiempo real — y cuando un jefe de departamento pregunta si queda margen en el fondo de caminos, el renglón de presupuesto contra ejercido responde sin hoja de cálculo.
En la ventanilla, los cheques del día se agrupan en un depósito y se asientan al fondo correcto. Al cierre de mes el tesorero saca el estado de cuenta del banco, lo coteja contra los depósitos agrupados y concilia — lo que ya entró, lo que sigue pendiente — en lugar de palomear un registro de papel renglón por renglón. Las cuentas cierran por fondo, tal como las leerá la auditoría.
Qué hace
- 01
Cuentas llevadas por fondo
Mantenga la estructura de fondos que un gobierno realmente usa — general, caminos y puentes, ingresos especiales — sin forzarla a un libro de empresa.
- 02
La asignación como límite
Fije lo que el presupuesto autorizó por fondo, y deje que el gasto se cargue contra ella para que la asignación sea el renglón que nadie cruza por descuido.
- 03
Presupuesto contra ejercido, en vivo
Cada fondo muestra autorizado, ejercido y disponible conforme se cargan órdenes y cuentas — la respuesta a "¿queda dinero?" sin hoja de cálculo.
- 04
Agrupación de depósitos
Junte los ingresos del día en un lote de depósito asentado al fondo correcto, tal como el tesorero los lleva al banco.
- 05
Conciliación bancaria
Coteje el estado de cuenta contra sus depósitos agrupados y partidas cobradas, y concilie el periodo en lugar de palomear un registro de papel.
- 06
Enlazado a compras y proyectos
Los cargos entran desde compras y desde proyectos de capital y subvenciones, para que el ejercido del fondo refleje el trabajo que hace el gobierno.
Cómo funciona
Configure fondos y asignaciones
Defina los fondos y las asignaciones presupuestales que aprobó el órgano, fondo por fondo.
El gasto se carga contra el presupuesto
Órdenes de compra, cuentas por pagar y costos de proyectos se cargan a un fondo y asignación, subiendo el ejercido contra el autorizado.
Agrupe los depósitos
Junte los ingresos del día en lotes de depósito asentados al fondo correcto.
Concilie y reporte
Coteje el estado de cuenta contra sus lotes, concilie el periodo y lea el presupuesto contra ejercido por fondo.
Inglés y español
Bilingüe por diseño
La contabilidad por fondos es la trastienda del tesorero y del auditor — una herramienta interna, principalmente en inglés para quienes llevan las cuentas. Donde toca al público es río abajo: los pagos que hacen los residentes y el gasto de proyectos y subvenciones que resume aparecen en el libro bilingüe y en las vistas públicas de transparencia que ofrece el resto de la plataforma.
CiVQ AI — incluida en cada paquete
CiVQ AI: lea las cuentas, marque la tensión
CiVQ AI puede resumir el presupuesto contra ejercido de todos los fondos en una síntesis sencilla para los comisionados, y marcar un fondo cuyo gasto está rebasando su asignación antes de que cierre el periodo. Explica los números en inglés o español llano — la conciliación la sigue firmando una persona.
Comience
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Soporte bilingüe incluido en todos los niveles.