Trámites y pagos
Portal de Licitaciones para Contratistas
Publique lo que necesita, que los proveedores calificados lo encuentren, y adjudique con constancia.
Dele a sus necesidades de compras una puerta pública de entrada: publique solicitudes de propuestas y necesidades de adquisición con todos los detalles, permita que los contratistas se registren como proveedores verificados y acepte solicitudes con los documentos requeridos en un solo lugar. Las notificaciones mantienen a los proveedores informados desde la publicación hasta la adjudicación, y el registro de adjudicación mantiene el expediente de compras completo. Un portal dedicado en su propio subdominio pone sus necesidades abiertas frente a los contratistas de su región.
El reto
Las necesidades de compras del gobierno circulan por sitios web del condado que no fueron diseñados para eso, listas de correo de proveedores que saben a quién preguntarle, y avisos legales enterrados en el periódico. El contratista que podría ganar el trabajo nunca ve la publicación; el gobierno recibe menos propuestas y paga más de lo que debería. Y cuando un proveedor pregunta por qué perdió, nadie puede señalar un registro limpio de quién aplicó, qué entregó y cómo se hizo la adjudicación.
En la práctica
Publicado el lunes, cerrado el viernes, adjudicado con constancia
El departamento de caminos del condado necesita materiales de agregado para la temporada. El agente de compras crea una necesidad en el portal: título, especificaciones, categoría, rango estimado de presupuesto, fecha límite y la lista de documentos requeridos. Con un clic, se publica en bids.civq.us, y los proveedores registrados en las categorías de materiales para caminos reciben una notificación de que hay una necesidad coincidente abierta.
Durante la semana, tres proveedores aplican a través del portal — cada uno sube su seguro, W-9, clasificación NAICS y documentos de oferta. El agente de compras revisa las solicitudes en un solo lugar, ve las credenciales de cada proveedor ya verificadas desde el registro, y hace la adjudicación. El proveedor ganador recibe una notificación; los dos que no ganaron también la reciben, con una nota de que la necesidad está cerrada. Seis meses después, cuando el auditor del condado revisa las compras, cada solicitud, cada documento y la decisión de adjudicación están en un solo registro con buscador.
Qué hace
- 01
Publique sus necesidades de compra
Cree una publicación de compras con título, descripción, categoría, rango estimado de presupuesto, fecha límite y lista de documentos requeridos — y publíquela en su portal de licitaciones.
- 02
Estado abierto / cerrado / adjudicado
Cada necesidad muestra su estado para que los proveedores sepan de un vistazo qué sigue recibiendo propuestas y qué ya fue adjudicado.
- 03
Autoregistro de proveedores
Los contratistas se registran con razón social, EIN, categorías NAICS, W-9, licencias y seguro — verificados una sola vez, en el expediente para cada propuesta futura.
- 04
Solicitudes con documentos
Los proveedores navegan las necesidades abiertas y aplican con sus documentos a través del portal — todas las entregas llegan a un solo lugar para el agente de compras.
- 05
Historial completo de solicitudes
Los proveedores ven todas sus solicitudes activas e históricas; el agente de compras ve lo mismo, en todos los proveedores, para cada necesidad.
- 06
Notificaciones por correo en cada paso
Los proveedores son notificados cuando se publica una necesidad que coincide con su categoría, cuando cierra y cuando se adjudica una necesidad en la que participaron — incluido quién ganó.
- 07
Su propio subdominio
El portal opera en bids.civq.us (o su propio dominio), dando a sus necesidades de compra abiertas una dirección dedicada y fácil de encontrar.
Cómo funciona
Publique la necesidad
El agente de compras crea una publicación con todos los detalles y la publica en el portal de licitaciones.
Los proveedores aplican
Los contratistas registrados navegan las necesidades abiertas, aplican con documentos y dan seguimiento a sus solicitudes desde su tablero de proveedor.
Revise y adjudique
El agente de compras revisa solicitudes y credenciales en un solo lugar, luego registra la decisión de adjudicación.
Las notificaciones cierran el ciclo
Todos los solicitantes son notificados de la adjudicación, y el expediente completo de compras — cada solicitud, cada documento — queda preservado.
Inglés y español
Bilingüe por diseño
El portal de licitaciones de cara al público es bilingüe — las publicaciones de compras y las páginas de estado se leen en inglés y en español para que el mayor número posible de contratistas locales encuentre sus necesidades y pueda responder. Los formularios de registro de proveedores y el espacio de revisión del agente de compras son herramientas internas principalmente en inglés; el énfasis bilingüe vive en el portal público.
CiVQ AI — incluida en cada paquete
CiVQ AI: vincule necesidades con proveedores y redacte la publicación
CiVQ AI puede redactar una publicación de compras a partir de una descripción sencilla de lo que necesita el departamento, sugiriendo las categorías NAICS correctas y los documentos requeridos a partir de publicaciones anteriores similares. También puede marcar registros de proveedores con credenciales faltantes antes de que cierre el periodo de solicitud.
Comience
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Soporte bilingüe incluido en todos los niveles.