Operaciones internas
Seguimiento de Documentos y OCR
Cada documento escaneado, buscable y con cuentas claras — del ingreso a la baja.
Escanee un documento una sola vez y el sistema lee el texto que contiene, así una carpeta llena de PDFs se vuelve una búsqueda de texto completo. Cada documento sabe quién lo tiene, lleva un sello de integridad, se liga al permiso, proyecto o expediente al que pertenece, y sigue un calendario de retención desde el día que llega hasta el día en que se da de baja conforme a la ley.
El reto
El gobierno funciona con documentos que viven en archiveros, en discos compartidos y en el correo de un solo empleado. Un contrato escaneado es una imagen que nadie puede buscar, la custodia es quien lo tuvo al último, y la retención es una carpeta de reglas que nadie aplica — hasta que una solicitud de información o una auditoría necesita el único documento que no aparece.
En la práctica
El contrato que nadie podía buscar — hasta ahora
Una empleada sube un fajo de contratos de servicio escaneados. El sistema corre OCR en cada uno, así que el texto atrapado dentro de las imágenes se vuelve buscable — y una búsqueda por el nombre de un proveedor encuentra el contrato correcto en segundos, no en una tarde frente al archivero. Cada documento lleva un sello SHA-256, para que cualquiera pueda probar que el archivo no ha cambiado desde que se guardó.
Cuando un contrato pasa a jurídico para revisión, la custodia queda asentada — quién se lo entregó a quién, y cuándo — en un registro que no se puede borrar. El documento se liga directo al proyecto de obra que financia, así que aparece en la página de ese proyecto sin que nadie lo vuelva a archivar. Y como se clasificó con un calendario de retención, el sistema sabe que debe conservarse siete años, lo señala el día en que ese plazo termina, y espera a que un empleado con autoridad de disposición actúe — separación de funciones también a la salida.
Qué hace
- 01
El OCR vuelve buscables los escaneos
Los PDFs e imágenes escaneados se leen con OCR, así el texto que contienen se vuelve buscable de cabo a rabo — no solo el nombre del archivo.
- 02
Búsqueda de texto en todo el archivo
Busque las palabras dentro de sus documentos, ordenadas por relevancia, en lugar de adivinar en qué carpeta cayó un archivo.
- 03
Cadena de custodia, con constancia
Cada documento sabe quién lo tiene en custodia, y cada entrega es un evento de ruta que no se borra — quién, a quién y cuándo.
- 04
Integridad que se puede probar
Cada documento y cada versión llevan un sello SHA-256, para demostrar que un archivo no se ha alterado desde que se guardó.
- 05
Versiones que conservan el historial
Vuelva a escanear o revise un documento y la versión anterior queda intacta, con su propio sello y texto — nada se sobrescribe.
- 06
Ligado entre módulos
Adjunte un documento a su permiso, proyecto, expediente de personal, activo o pago, y aparece en la página de ese registro de forma automática.
- 07
Calendarios de retención con disposición
Clasifique un documento por tipo, aplique una regla de retención, y el sistema lo señala al terminar el plazo — con la disposición reservada al personal autorizado.
Cómo funciona
Escanee o suba
Un documento ingresa, el OCR lee el texto que contiene, y se guarda con un sello de integridad.
Clasifique y ligue
Asigne un tipo y un calendario de retención, y ligue el documento al permiso, proyecto o expediente al que pertenece.
Rastree la custodia y encuéntrelo rápido
Encamínelo por la cadena de custodia con constancia, y recupérelo después con una búsqueda de texto completo.
Conserve y dé de baja conforme a la ley
El calendario de retención lleva el tiempo, señala el documento al vencer, y espera la disposición autorizada.
Inglés y español
Bilingüe por diseño
El seguimiento de documentos es un módulo del personal, así que aquí lo bilingüe es de su equipo: el espacio de trabajo, los tipos de documento y los calendarios de retención se leen en inglés o en español, en el idioma que cada empleado eligió. Cuando un documento rastreado alimenta una respuesta de información pública, la experiencia bilingüe de cara al público vive en el módulo de Registros.
Complemento premium de IA
CiVQ AI: encuentre por significado, resuma el expediente
CiVQ AI busca en sus documentos por significado, no solo por palabra exacta, así el contrato correcto aparece aunque la redacción difiera de su búsqueda. Puede resumir un documento largo o un expediente grueso en una síntesis, y sugerir el tipo y la categoría de retención del documento a partir de su contenido, para que el personal confirme.
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