Gobernanza y registros
Registros / Información Pública (FOIA/PIA)
Cada solicitud con su plazo, cada respuesta con su constancia.
Reciba las solicitudes de información pública por un solo formulario bilingüe, siga cada una contra su plazo legal y prepare la respuesta — revisión, datos protegidos cubiertos, entrega — en el mismo lugar. Lo que entrega una vez puede publicarse directo en el portal de transparencia, y la siguiente solicitud ya ni se presenta.
El reto
Las solicitudes llegan por correo electrónico, por carta y en papel en la ventanilla, y acaban en una hoja de cálculo que solo una persona entiende. La Ley de Información Pública de Texas le da diez días hábiles, y el plazo no se detiene porque los documentos estén repartidos en tres departamentos — ni porque la solicitud haya llegado en español.
En la práctica
Diez días hábiles corriendo
El lunes por la mañana, un residente envía una solicitud por el portal de transparencia — en español — pidiendo los contratos del proyecto de drenaje del lado oeste. El sistema la sella con fecha y hora, le manda una confirmación bilingüe y echa a andar el plazo de diez días hábiles que marca la Ley de Información Pública de Texas. La encargada de registros la ve al inicio de su fila, con la fecha límite ya calculada, y canaliza cada parte al departamento que guarda esos documentos.
Conforme llegan los registros, los revisa en un solo espacio de trabajo, cubre los datos personales que la ley protege y deja constancia de la respuesta: qué se entregó, qué se reservó y con qué fundamento. Como esos contratos los piden cada pocos meses, publica la versión entregable en el portal de transparencia. La siguiente persona los encuentra con una búsqueda, sin levantar solicitud — y sin que corra ningún plazo.
Qué hace
- 01
Una sola puerta de entrada, bilingüe
Las solicitudes entran por un mismo formulario en línea, en inglés o en español — se acabó buscarlas entre correos y charolas de fax.
- 02
El plazo legal, calculado por el sistema
Cada solicitud trae su fecha límite desde que llega, con los días hábiles bien contados y la fila ordenada por lo que vence primero.
- 03
Canalización entre departamentos
Divida una solicitud en partes, mande cada una a la oficina que guarda esos documentos y véalo todo regresar a un solo lugar.
- 04
Datos protegidos, cubiertos en el flujo
Marque y cubra la información que la ley protege antes de entregar, ahí mismo donde se arma la respuesta — sin programas aparte.
- 05
Constancia de cada respuesta
Qué se entregó, qué se reservó y con qué fundamento — asentado por solicitud, listo para cuando alguien pregunte cómo se atendió.
- 06
Un portal que evita solicitudes
Publique una vez los registros que más piden; la siguiente persona los encuentra buscando, sin presentar nada.
Cómo funciona
Llega la solicitud
El solicitante la presenta por el formulario bilingüe — o el personal captura la que llegó por carta — y queda sellada, con confirmación enviada.
Corre el plazo
La fecha límite se calcula sola y la solicitud se canaliza a los departamentos que guardan los registros.
Reunir, revisar, cubrir
Los documentos se juntan en un solo espacio de trabajo, donde el personal los revisa y cubre lo que la ley protege.
Responder, asentar y publicar
La respuesta sale y queda asentada por completo — y lo que puede entregarse se publica en el portal de transparencia para todos.
Inglés y español
Bilingüe por diseño
El formulario de solicitud, cada aviso de estado al solicitante y el portal de transparencia existen en inglés y en español: el residente puede presentar, dar seguimiento y leer los registros entregados completamente en su idioma. El espacio de revisión y testado es una herramienta interna del personal, así que el énfasis bilingüe está en la cara pública.
Complemento premium de IA
CiVQ AI: encuentre los registros, sugiera qué cubrir
CiVQ AI ayuda a ubicar los registros que responden a la solicitud en todos los departamentos, a partir de las palabras de la propia solicitud, para que la búsqueda empiece en minutos y no en juntas. Durante la revisión, sugiere qué cubrir — los datos personales que la ley protege — y la encargada confirma, con la decisión humana siempre asentada.
Comience
Vea CiVQ en su idioma.
Reserve un recorrido de 30 minutos con nuestro equipo en Rio Grande City. Lo adaptamos a su ciudad, condado o distrito.
Soporte bilingüe incluido en todos los niveles.