Gobernanza y registros
Firma Electrónica 2.0
Firme cualquier documento — PDF o Word — con una firma legal y un certificado de auditoría que resiste el escrutinio.
Suba cualquier PDF o documento Word (Word se convierte a PDF en el servidor), envíelo a uno o más firmantes en el orden que usted establezca, y recopile firmas legalmente válidas trazadas a mano o escritas como nombre en una tipografía de firma — cada una estampada en el documento con el nombre impreso del firmante y la marca de tiempo. La dirección IP, la marca de tiempo y el agente de usuario de cada firmante se capturan en el momento de la firma. Una bitácora de solo-anexar registra cada acción desde el envío hasta el sello final, y un certificado de auditoría con su marca — que lleva el logotipo, la dirección, el correo, el teléfono y el fax de su entidad junto con el registro completo de eventos — se entrega a cada firmante junto con el original sellado.
El reto
Los documentos del gobierno siguen moviéndose por impresora, firma en tinta y escáner — un viaje de ida y vuelta que tarda días y con regularidad pierde a un firmante en la cadena. Cuando el documento es urgente, el cuello de botella es una persona en un escritorio. Y cuando una firma se cuestiona después, lo único que existe es una imagen escaneada sin metadatos, sin cadena de custodia y sin forma de probar quién firmó, desde qué dispositivo y cuándo.
En la práctica
Contrato firmado, sellado y entregado antes de la reunión
La abogada del condado sube un contrato de servicios con un proveedor como documento Word. La plataforma lo convierte a PDF, y ella establece el orden de firma: primero la representante autorizada del proveedor, luego el juez del condado. Ambas partes reciben un enlace por correo para firmar; la representante del proveedor traza su firma en una tableta, y la plataforma la estampa en el documento con su nombre impreso y una marca de tiempo.
El juez del condado recibe una notificación en cuanto firma el proveedor, revisa el documento firmado y escribe su nombre en la tipografía de firma de la plataforma — que se estampa en la página de la misma manera. Ambos firmantes reciben el PDF sellado junto con el certificado de auditoría con la marca del condado: el sello, la dirección, el teléfono y el fax del condado, seguidos del registro completo de eventos — quién fue invitado, quién abrió el documento, quién firmó, desde qué dispositivo y cuándo. La abogada tiene un documento que puede archivar y un certificado que puede presentar ante cualquier impugnación, sin tocar nunca un escáner.
Qué hace
- 01
Carga de PDF o Word
Suba un PDF directamente o un documento Word — la plataforma convierte Word a PDF en el servidor para que la copia de firma sea siempre un PDF limpio.
- 02
Firma secuencial o en paralelo
Configure a los firmantes para que firmen en un orden requerido, o permita que todos firmen al mismo tiempo — el flujo corresponde a la estructura de autoridad del documento.
- 03
Trace o escriba su firma
Los firmantes trazan con un dedo o el ratón, o escriben su nombre en una tipografía de firma — ambas opciones estampan la firma, el nombre impreso y la marca de tiempo en el documento.
- 04
Captura forense por firmante
Cada evento de firma captura la dirección IP, la marca de tiempo y el agente de usuario del firmante — los datos técnicos que establecen quién firmó y desde dónde.
- 05
Bitácora de solo-anexar
Cada acción desde la creación del documento hasta el sello final queda registrada en una bitácora que solo puede crecer — invitaciones enviadas, documento abierto, firma trazada, documento sellado.
- 06
Certificado de auditoría con marca
Un certificado que lleva el logotipo, la dirección, el correo, el teléfono y el fax de su entidad — más el registro completo de eventos — se entrega a cada firmante junto con el original sellado.
- 07
El original sellado llega a todos
Cada firmante recibe el PDF final sellado y el certificado de auditoría en cuanto se recoge la última firma.
Cómo funciona
Suba el documento
Suba un PDF o un archivo Word; Word se convierte a PDF automáticamente.
Establezca los firmantes y el orden
Agregue a cada firmante por nombre y correo, y defina si firman de forma secuencial o en paralelo.
Los firmantes firman
Cada parte recibe un enlace por correo, revisa el documento y firma trazando o escribiendo — con nombre y marca de tiempo estampados.
Todos reciben el documento sellado y el certificado
El PDF sellado y el certificado de auditoría con marca se envían a cada firmante en cuanto se completa la firma.
Inglés y español
Bilingüe por diseño
La experiencia de cara al firmante — la invitación por correo, la interfaz de firma y el certificado de auditoría — está disponible en inglés y en español. Los documentos del gobierno con frecuencia son bilingües o solo en español, y la plataforma maneja ambos sin conversión; el sello de firma y el certificado se adaptan al idioma del firmante.
CiVQ AI — incluida en cada paquete
CiVQ AI: detecte campos vacíos y resuma antes de firmar
Antes de que un documento salga a firmar, CiVQ AI puede escanearlo en busca de campos en blanco, inconsistencias o secciones que habitualmente requieren modificación — para detectar lo que se pasa por alto a medianoche antes de un plazo. También puede producir un resumen en lenguaje llano de lo que cada firmante está aceptando, para que la persona al final de la cadena sepa qué está firmando.
Mejor en conjunto
Registros / Información Pública (FOIA/PIA)
Cada solicitud con su plazo, cada respuesta con su constancia.
Agendas y Gestión de Sesiones
Del borrador de la agenda al acta publicada, en línea recta.
Seguimiento de Documentos y OCR
Cada documento escaneado, buscable y con cuentas claras — del ingreso a la baja.
Comience
Vea CiVQ en su idioma.
Reserve un recorrido de 30 minutos con nuestro equipo en Rio Grande City. Lo adaptamos a su ciudad, condado o distrito.
Soporte bilingüe incluido en todos los niveles.